Ведение журнала регистрации приказов по основной деятельномти

Типовая форма

Регистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель. Допускается также использование электронной формы. При заполнении бумажного варианта стоит помнить некоторые правила:

1. на прошивку должна быть нанесена наклейка с указанием: количества имеющихся листов, Ф.И.О. и должности заверителя (руководителя фирмы либо ответственного сотрудника, назначенного отдельным приказом), подписи заверителя.
2. все листы должны быть пронумерованы, документ полностью прошит, скреплен печатью фирмы;

Кроме того, на наклейку наносится печать фирмы, скрепляющая надпись.

Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ. В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

1. По учету исходящей корреспонденции.
2. По учету соглашений.
3. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.
4. По учету входящей корреспонденции.

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует.

Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы. Приказы по основной деятельности могут регулировать:

1. вопросы хозяйственной деятельности;
2. выстраивание стратегии продаж;
3. задачи по расширению бизнеса.
4. вопросы планирования;
5. порядок отчетности;

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

1. введении штатного расписания;
2. создании филиала;
3. о назначении директора;
4. утверждении правил трудового распорядка;
5. обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена.

Журнал учета приказов по основной деятельности скачать

Однако, внутренним распоряжением руководителя может быть определен и другой порядок учета.

На последней странице — общее количество листов. Для ведения журнала должен быть назначен ответственный, обычно это секретарь‑референт. Если каждый работник предприятия твердо знает круг своих обязанностей, имеет четкие представления о внутреннем взаимодействии подразделений и сотрудников, не раздумывая действует в соответствии с требованиями администрации в любой предвиденной и непредвиденной ситуации, такой порядок работы, установленный руководством организации, послужит и финансовому, и коммерческому ее успеху.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности

Законодательством не предусмотрено единой установленной формы такого журнала, поэтому каждая организация правомочная разработать и утвердить его содержание и форму исходя из собственных потребностей. Допустимо ведение на бумажном носителе или в электронном виде.

В первом случае необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью организации. Кроме того, на прошивку наносится специальная наклейка, на которой указано:

1. должность и Ф.И.О. заверяющего лица (обычно это руководитель организации или другой сотрудник, назначенный приказом).
2. количество прошитых листов;

Также на такой наклейке должна быть подпись ответственного лица.

Печать организации, скрепляющая заверительную надпись, должна заходить на нее хотя бы на треть. Если журнал ведется в электронном варианте с помощью специализированных программ или баз данных, то нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено в локальных нормативных актах организации.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

1. вопросы хозяйственной деятельности;
2. систему планирования;
3. задачи по расширению бизнеса.
4. выстраивание стратегии продаж;
5. порядок и структуру отчетности;

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

1. утверждении правил трудового распорядка;
2. проведении внутренних проверок и аттестаций, др.
3. создании филиала;
4. введении штатного расписания;
5. назначении директора;
6. обеспечении коммерческой тайны;

Чего не должно быть в журналах?

Важно помнить, что документация носит и исполнительный характер.

По этой причине оформляют документ без следующих ошибок:

• Зачёркиваний.
• Записей откорректированных.
• Когда нет страницы, либо её раздела.
• Штриховка. И иные корректировки в информационном содержании документа.
• Подчисток. Исправлений.

Для заполнения используем сплошной текст.

Загрузка.

Рекомендуем похожие статьи

Комментарий Current ye@r * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать Популярное

Функционал

К приказам по основной деятельности имеют отношение:

1. Документы о назначении руководителя на свою должность.
2. Документы о трудовом распорядке.
3. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
4. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
5. Документы относительно .

Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.

Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании. Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

1. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
2. Хозяйственной деятельности компании.
3. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.

Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

Образец заполнения журнала приказов по основной деятельности

Приводим пример заполнения для муниципальной бюджетной организации. Раздел «Примечание» заполняется по желанию сотрудника, ответственного за ведение документа, в примере — секретарь-референт.

Шаг 1. Заполните шапку. Нужно вписать название организации и другие реквизиты. Шаг 2. Укажите день, когда сделана первая запись.

Дату окончания нужно внести в день, когда сделана последняя запись.

Шаг 3. Укажите, кто несет ответственность за заполнение книги. Шаг 4. Заполните информацию о новом распоряжении. Ответственное лицо при этом — сотрудник, который отвечает за его исполнение, не всегда тот, кто заполняет таблицу.

Поле «Примечание» заполнять не обязательно.

Ниже вы можете скачать полностью заполненную книгу. Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Трудовая книжка — это документ, который содержит информацию о стаже и рабочей деятельности.

Разберемся, как правильно делать записи в трудовой книжке при увольнении. 17 июля 2019 Нередко у сотрудников отдела кадров при формировании графика отпусков встает вопрос: нужен ли приказ на его утверждение? И что в нем прописывать? Разберем порядок оформления и составления такого документа.

15 января 2019 Разберемся, что включает в себя инструкция вводного инструктажа по гражданской обороне, кто разрабатывает, согласовывает и утверждает ее.

4 сентября 2017 Дополнительный отпуск — это от 3 до 180 дней отдыха, которые можно приплюсовать к ежегодному отпуску. Таким способом законодатели поддерживают отдельные категории работников. 4 июня 2019 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю Подписаться

Нужен ли журнал приказов работодателя

Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма.

Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.

Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает.

Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном.

Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить.

Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров. Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.

Как должна вестись документация?

Организация делопроизводства проходит через такие этапы:

1. Сначала руководство организует документооборот. Надо сделать так, чтобы подготовленная документация внутри предприятие двигалась по коротким путям без задержек.
2. Обеспечение условий, необходимых для продолжительного хранения документации.
3. Полное документальное оформление ведения хозяйства, распоряжения им.

Содержание журнала регистрации приказов работодателя

Стандартная форма журнала включает следующие графы:

1. дата издания приказа
2. номер
3. наименование заголовка (краткое содержание)
4. ответственный за исполнение
5. срок исполнения
6. Ф.И.О.

   (должность) подписанта

7. порядковый номер записи
8. сведения об ознакомлении
9. информация об исполнении

Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения , , , на обучение и т.п.Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя?

В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично.

Тогда в случае работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать соблюдения трудовых и иных прав.

Регистрация приказов

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально.

Примерный образец заполнения включает:

• Название распорядительного документа.
• Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
• приём или увольнение;
• Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
  • отпуска;
  • приём или увольнение;
  • внесение изменения в штатное расписание;
  • перевод на другую должность;
  • назначение совмещения.
• Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
• назначение совмещения.
• отпуска;
• перевод на другую должность;
• внесение изменения в штатное расписание;

• Информация о сотруднике – виновнике составления.
• Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период. © 2020 zakon-dostupno.ru

Похожие записи

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Названный журнал должен вестись на предприятии в обязательном порядке, т. к. позволяет максимально оптимизировать работу с распорядительными документами по основной деятельности предприятия, в том числе:

1. зафиксировать факт издания приказа, чтобы в дальнейшем иметь возможность подтвердить его юридическую силу.
2. осуществить быстрый поиск того или иного распорядительного документа;
3. оценить общее число зарегистрированных приказов данного вида;

Кроме того, закон напрямую устанавливает эту обязанность для организации (см.

п. «а» ст. 258 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 558).

По общему правилу такие журналы регистрации подлежат постоянному хранению в организации.

В иных случаях, когда содержащаяся в них информация может быть использована в научно-справочных целях, такие журналы передаются на хранение в госархивы.

Срок хранения

Документация такого вида имеет постоянный срок хранения.

В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.

В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

Требование к оформлению журнала

Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа.

Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями. Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:

1. быстрый поиск точной информации и документов о работниках;
2. хранение и архивирование бумаг компании.
3. регистрация изданных компанией кадровых документов;

По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо.

Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие. Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним.

Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст.

258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). Среди целей ведения журнала можно выделить:

1. придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).
2. возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
3. возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени.

Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Основные правила

Ранее уже говорилось об отсутствии общепринятой формы издания, однако, необходимо придерживаться некоторых правил при ведении:

1. не рекомендуются любые зачёркивания, корректировки, штриховки;
2. на титульном листе должны быть отмечены реквизиты фирмы, даты начала, окончания заполнения документа, соответствующий номер, информация об ответственном за журнал сотруднике, срок хранения документа (5 или 75 лет).
3. заполнение регистрационной книги должно производиться ручкой одного цвета — черного или синего;
4. нумерация листов должна строиться по порядку, запрещается вырывать листы из журнала;
5. данное регистрационное издание относится к документации, предназначенной исключительно для внутренней эксплуатации в организации. Ознакомиться с его содержанием возможно исключительно в присутствии закрепленного за ним сотрудника.
6. нельзя забывать и о литерах, присвоенных каждому приказу: ЛС – для документов, которые необходимо хранить 75 лет, К – для всех остальных распоряжений, подлежащих учету;
7. какие-либо исправления вносятся последовательной нумерацией с обязательным указанием основания его внесения;
8. не рекомендуется вносить данные о распоряжениях «задним числом». Это возможно лишь с составленной объяснительной запиской на имя руководителя организации, где поясняются причины сложившихся обстоятельств.

Правильное ведение регистрационной книги дает возможность упорядочить реестр имеющейся документации с различными сроками хранения, а также держать под контролем количественные показатели издаваемых приказов. Рекомендуем другие статьи по теме Источник: http://znaybiz.ru/kadry/kadrovaya-politika/obshhie/zhurnal-registracii-prikazov-po-osnovnoj-deyatelnosti.html

Для чего нужна книга регистрации приказов

В ней работник кадровой службы предприятия регистрирует внутренние акты — бумаги, которые устанавливают нормы, которые касаются всего персонала (и рядовых сотрудников, и руководство).

В этом состоит отличие внутренних документов от актов по личному составу, которые носят персонифицированный характер. В законах РФ ничего не говорится о том, что организации обязаны вести журнал регистрации документации, но практика показывает, что его использование повышает эффективность внутреннего документооборота.

Сотрудник кадровой службы фиксирует в журнале все внутренние акты организации по этим направлениям. Когда контролирующие органы проверяют документацию предприятий, в том числе нормативные акты по основной деятельности, он упрощает поиск нужных документов, что экономит время и силы. Акты по основной деятельности распространяются в бюджетных организациях на следующие области:

• Планирование.
• Порядок отчетности.
• Хозяйственную сферу.

Ответственный за ведение

Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство.

Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника.

В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия. Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив. ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов.

Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет. По истечении срока хранения регистр уничтожают.