Пример заполнения графика отпусков форма т 7

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, , необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации. Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска.

Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки. Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации.

Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска. В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Кто, как и когда оформляет документ

Продолжительность процесса составления графика отпусков во многом определяется объективными обстоятельствами:

1. наличием подразделений и филиалов;
2. установленным порядком, зафиксированным локальным нормативным актом. В этом качестве может выступать отдельный приказ или одна из составляющих частей коллективного договора (или ПВТР).
3. масштабами организации;

В документе должен быть отражён ряд обязательных данных:

1. на кого возложена ответственность за обеспечение наличия данные о том, когда сотрудники планируют провести ежегодный отдых;
2. о сроках поэтапного прохождения процедуры. Завершающим становится срок, когда документ будет принят руководителем для утверждения.
3. кто отвечает за подготовку графика;

В зависимости от численности сотрудников, руководитель организации решает, кого привлечь к ответственному труду по оформлению данных относительно ежегодного отдыха.

Завершить процесс необходимо в соответствии с требованиями, выдвинутыми в п. 1 ст. 123 ТК, к середине декабря.

Исходя из этого, нужно решить, когда следует приступать к оформлению.

Если был принят новый работник

Тем не менее, не всегда составленный документ остается неиз­мен­ным в те­че­ние всего года.

Могут возникнуть обстоятельства, тре­бу­ю­щие внесения в форму Т-7 новых данных (например, при приеме на работу нового работника).

к. его составляли в декабре). Но через шесть месяцев принятый на работу в январе сотрудник может воспользоваться правом на отдых.

Сотрудникам, трудоустроившимся после утверждения графика, отдых можно предоставить на основании заявления без включения их в план. А можно офор­мить до­пол­не­ние к нему в виде от­дель­но­го до­ку­мен­та, ука­зав в нем све­де­ния об от­пус­ках новых ра­бот­ни­ков.

Правда, эта мера не является обязательной. В этом случае, когда у новичка появляется право на получение отдыха (как правило, по прошествии шести месяцев труда), его можно внести в план.

Дополнение составляется по той же форме, что и основной. Образец дополнения к графику отпусков на новых сотрудников представлен в начале статьи. Выше реквизита «Утверждаю» вносят дополнительный реквизит: «Дополнительный график отпусков на ____ год».

Далее в таблице отражаются отпуска вновь принятых работников. Т. к. дополнение — это приложение к основному документу, то его следует утвердить в том же порядке. Сначала его визирует начальник отдела кадров.

Затем документ согласовывается с профсоюзным органом (если он есть). После этого дополнение утверждает своей визой руководитель организации.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать бесплатно график отпусков на 2020 год в excel с учетом праздников — «сервис», который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались. Пользоваться программой легко.

Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик».

Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов.

Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным). Во вкладке «Сформировать график» нажмите кнопку и появится заполненный данными унифицированный бланк.

Обязательно загляните во вкладку «Ближайшие отпуска». В колонке (выделено красным) перечислены все федеральные праздничные дни. Если в вашем регионе добавлены дополнительные нерабочие даты, дополните колонку.

Программа автоматически учтет их при расчете периода отдыха. А если нажать на кнопку «Ближайшие отпуска», в таблице появится список работников, которых вскоре придется отправить отдыхать.

Ее легко распечатать и разослать начальникам подразделений или оставить себе, чтобы ни о чем не забыть. Автор: Подпишитесь на новости Клуба кадровиков Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту.

Вы в любой момент сможете отказаться от наших писем, если потеряете к ним интерес. Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Отпуск по отцовству в России — это возможность помочь матери при рождении ребенка.

Для участия в решении непростых вопросов у папы есть три варианта. 28 Декабря 2019 в 16:43 В каком месяце выгоднее брать отпуск в 2020 году и нужно ли его брать на выходные?

Можно выбрать месяц, в который заплатят более крупные отпускные, а можно такой, где фактически дней отдыха получится больше. Что касается отпуска исключительно в выходные дни, то чиновники считают это нарушением прав работников. 10 Декабря 2019 в 19:51 Ежегодный отпуск после декрета — это период отдыха, который предоставляется женщине, если сразу после окончания отпуска по уходу за ребенком, не выходя на работу, она заявляет о своем намерении его отгулять.

Предоставляется он в счет неиспользованных дней и, при необходимости, авансом, если имеющихся дней недостаточно, чтобы покрыть запрашиваемую женщиной продолжительность в рамках рабочего года. 30 Ноября 2019 в 12:38 Дополнительные дни к отпуску — это добавочные выходные, предоставляемые определенным категориям работников сверх ежегодного оплачиваемого отпуска. Работодатель несет материальную ответственность в виде штрафов за непредоставление отдыха по трудовому законодательству РФ.

20 Ноября 2019 в 15:35 Отгул — это дополнительный день отдыха, вопрос о предоставлении которого решает работодатель.

Если он посчитает причину уважительной, сотрудник получит выходной, но может и отказать. Однако существуют 22 основания, при возникновении которых работодатель обязан отпустить работника.

19 Ноября 2019 в 16:49 01 Сентября 2019 29 Июля 2019 06 Мая 2019 23 Апреля 2019 07 Марта 2019 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Шаг 4

Заполняем столбцы 1–6: названия структурных подразделений, наименование должности, Ф.И.О. работников пишем, не сокращая.

В 5-м столбце цифрами указывается длительность в календарных днях.

В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.

Как составить график отпусков

Рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Вот пошаговая инструкция, как правильно заполнить график отпусков на 2020 год.

Заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, Ф.И.О.

и табельный номер. Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой.

Например, 2 периода по 14 дней и т. д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату начала отдыха.

«Фактическая дата» вносится после оформления приказа: она совпадает с запланированной, если сотрудник отдыхает по графику. Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата. Шаг 7. В поле «Примечание» указывают рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Вот так выглядит готовый образец, как составить график отпусков на 2020 год.

Как утвердить приказ об утверждении

Часть 1. Заголовочная. Это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о документе.

1. Наименование организации Наименование организации указывается во всех ее официальных документах, в т. ч. и в графике отпусков, в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке (если они имеются). При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

2. Код формы по ОКУД Этот реквизит проставляется только на документах, имеющих унифицированную форму, и название которых содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД).

3. Код организации Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и включает 8 знаков. Часть 2. Содержательная. Это главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение.

График отпусков — сводный, в нем отражаются сведения о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам. График составляется в форме таблицы, состоящей из десяти граф. При составлении графика отпусков заполняются только графы 1-6 таблицы.

Посмотрим, как должна заполняться каждая графа графика отпусков. 4. Структурное подразделение В этой графе таблицы графика отпусков указываются структурные подразделения, имеющиеся в организации (если такое структурное деление предусмотрено в компании). Наименования структурных подразделений указываются по одному из следующих вариантов:Вариант 1.

5. Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию Эта графа графика отпусков обычно заполн яется в следующем порядке:• наименования должностей группируются по категориям и приводятся в порядке их значимости (от руководителя структурного подразделения до технического исполнителя);• наименования профессий обычно приводятся в алфавитном порядке. Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений. Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде.

При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

• Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
• Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия. Являясь нормативным актом, график отпусков принимается и утверждается работодателем и должен храниться в течение одного года. Прежде, чем буден издан приказ об утверждении графика, выборный профсоюзный орган проверяет его на соответствие трудовому законодательству.

В специальную графу документа заносятся номер протокола и дата проведения заседания органа профсоюза, на котором рассматривался вопрос о предоставлении отпусков, а также постановление, вынесенное на этом заседании.

Если на предприятии нет профсоюзной организации, то в шаблоне должна быть сделана соответствующая пояснительная запись.

Утвержденный график отпусков доводится до каждого сотрудника под роспись для ознакомления Несмотря на то, что в унифицированной форме не предусмотрена такая графа, работодатель вправе ее добавить с формулировкой шапки «с графиком ознакомлен».

При этом у нанимателя сохраняется обязанность извещать сотрудника о приближающейся дате отпуска под расписку, не позднее двух недель до его начала. График отпусков составляется заранее – не позже чем за две недели до наступления года, по которому распределяется отпускное время. При этом, в процессе создания графика должны учитываться как пожелания сотрудников, так и производственная необходимость.

Предварительный график обязательно должен быть передан на согласование в профсоюзный орган (если таковой имеет место быть на предприятии), затем с приказом должны быть под роспись ознакомлены все работники организации (если этого не сделать, вполне могут возникнуть споры и разногласия с сотрудниками, доходящие до судебных разбирательств). График отпусков является документом обязательным к исполнению, какие-либо корректировки могут вноситься в него только при взаимном согласии работника и работодателя, при условии, что это никоим образом не отразится на функционировании компании и не затронет интересов других сотрудников. Также изменения могут вноситься при приеме на работу новых сотрудников и в связи с вынужденными и форс-мажорными обстоятельствами.

Следует отметить, что в график вносятся все виды отпусков:

1. плановые,
2. а также отпуски, оформляемые на «совместителей».
3. дополнительные,
4. «прошлогодние»,

Также при его составлении в первую очередь следует учитывать мнение «льготников», т.е. тех сотрудников, которые по закону могут сами для себя выбирать отпускное время, не учитывая пожеланий работодателя и тех, кто относится к «особым» категориям:

1. несовершеннолетних,
2. инвалидов,
3. сотрудников с ненормированным рабочим днем (в этих случаях длительность отпуска нестандартна).

ТК РФ не имеет указаний на то, что работодатель обязан ознакомить сотрудников непосредственно с самим отпускным графиком.

Так, ст. 123 Трудового Кодекса РФ регламентировано обязательное уведомление работника о предстоящем отпуске под роспись не позднее, чем за две недели до начала предполагаемого отпуска.

Тем не менее, чтобы избежать неприятных инцидентов, всё-таки лучше учитывать пожелания сотрудников и предварительно ознакомить их с графиком. Что касается работников, находящихся в декрете, либо только планирующих уход в декрет в следующем календарном году (по закону этим правом может воспользоваться как мать, так и отец) данные лица не имеют права на основной ежегодный отпуск.

Этот факт объясняется тем, что трудовое законодательство не предусматривает нахождение работника в двух отпусках одновременно. Следовательно, в график этот сотрудник не вносится.

Тем не менее, имеют место случаи, когда по желанию, всё-таки можно отразить в графике сведения о таком работнике, но тогда графа с датой отпуска остаётся незаполненной, а в графе «Примечание» указывается, что должностное лицо находится в декрете.

Внешний совместитель – сотрудник, выполняющий основную работу у одного работодателя, дополнительную – у другого.

Соответственно такой работник заключает два трудовых договора, имеет право на ежегодный предоставляемый отдых одновременно на двух предприятиях и в обязательном порядке вносится в график.

В случае, когда предприятие — основное место работы трудящегося, отпуск предоставляется на общих основаниях.

Если же трудовая деятельность осуществляется на дополнительном рабочем месте, тогда совместитель получает отпуск в тот же период, который выбран на основном месте.

Даже в том случае, если на этой работе сотрудник имеет стаж менее 6 месяцев.

Работодатель может принимать во внимание мнение всех сотрудников, но есть категории, чье мнение учитывается обязательно.

К ним относятся:

1. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301-1);
2. почетные доноры СССР и России (ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
3. женщины с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет, а также другие сотрудники (в том числе опекуны), воспитывающие таких детей (ст. 262.2 ТК РФ);
4. пострадавшие вследствие Чернобыльской катастрофы и других аварий, связанных с любыми видами ядерных установок (подп. 1 ч. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244-1).
5. родители (в том числе приемные, опекуны или попечители), которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
6. сотрудники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
7. Герои социалистического труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе получившие инвалидность (ст. 6, 14–19 Закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);

1. Работодатель обязан предоставить установленное согласно ТК РФ время отдыха работнику.

   Однако ст. 123 не предусматривает запрашивать мнение работника, только лишь мнение профсоюза, если таковой имеется, о том когда и кого можно отправить отдыхать. Это есть прерогатива руководства.

   Но лучше все-таки запросить мнение работников и учесть льготные категории граждан.

2. Следует учитывать, что в организации необходимо оставлять взаимозаменяемые категории работников, чтобы не парализовать работу компании.
3. Время отдыха не должно предоставлять раньше, чем это установлено ТК РФ.
4. В графике указываются не примерные, а конкретных даты отпусков.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков ():

1. в графе 10 отражаются различные примечания.
2. в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
3. в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем ();
4. в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.

Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Обязательный ли это документ

В ТК указано, что компании любой формы собственности, а также предприниматели, у которых есть наемные работники, обязаны составить в установленный срок график отпусков.

Если это требование не соблюдать, то на субъект бизнеса будет наложен штраф согласно КОАП.

Читайте также:Доверенность на получение почтыГрафик могут не подготавливать предприниматели, которые работают одни без работников, а также физические лица, выступающие работодателями.

Знакомить ли с документом персонал

Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено.

В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)

Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме Т-7. График отпусков — бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Скачать бланк, на котором составляется график отпусков формы Т-7, можно на нашем сайте. Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.

Подробнее об этом — .

Скачать бланк и составить график отпусков

Для контроля очерёдности отдыха руководством предприятия назначаются ответственные за составление формы должностные лица.

Необходимо соблюдение пожеланий работников по предоставлению отпусков в удобное время.

Предварительный график должен быть завизирован тремя должностными лицами. Вот их список:

1. руководитель подразделения;
2. ответственный за составление единого графика сотрудник отдела кадров;
3. уполномоченный член профсоюзного комитета.

После согласования график утверждается первым руководителем.

Для его оформления может быть использована форма Т-7.

Она в числе других документов действует на основании приказа Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1.

Кто, как и когда оформляет график

График отпусков является одним из кадровых документов, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на специалистах кадровой службы и администрации фирмы.

До недавнего времени все компании оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7, бланк которой можно скачать на нашем сайте. 10 колонок формы Т–7 заполнялись следующей информацией:

1. графа 9 — дата предполагаемого отпуска;
2. графа 1 — наименование структурного подразделения (канцелярия, отдел главного механика, отдел охраны труда, финансовый отдел и т. д.);
3. графа 2 — должность согласно штатному расписанию (директор, секретарь, слесарь и др.);
4. графа 8 — основание для изменения запланированных отпускных сроков;
5. графы 3 и 4 — фамилия, имя, отчество и табельный номер сотрудника;
6. графа 10 — примечание.
7. графы 5–9 — данные об отпуске (продолжительность, даты начала отдыха — запланированная и фактическая);

Сегодня использовать унифицированную форму графика необязательно, но и запрета на применение привычного формата этого документа законодательство не содержит. Так что у кадровой службы есть выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.

Главное — это вовремя, то есть не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, утвердить составленный график отпусков (ст. 123 ТК РФ). То есть на 2020 год следует утвердить график не позднее 17.12.2019.

После утверждения руководителем графика отпусков с этим документом нужно ознакомить работников под расписку (ст. 22, 123 ТК РФ). Для этого целесообразно дополнить график еще одной графой или завести ведомость, где каждый работник поставит дату ознакомления и распишется.

Хранится график отпусков один год (п. 693 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).