Какой печатью утвердается гриф утверждаю

Способ 2. Утверждение приказом

К обращаются, если дополнительно с утверждением над документом нужно произвести еще какие-то действия. Например, ознакомить всех работников организации с ним или одновременно отменить действующий ранее документ. Сначала издается приказ. Текст примерно следующий: В целях оптимизации процессов делопроизводства ООО «Луч» ПРИКАЗЫВАЮ:

• Начальнику отдела делопроизводства Светлову А.А. ознакомить с Регламентом работников ООО «Луч» до 11.09.2015.
• Отменить Инструкцию по делопроизводству ООО «Луч», утвержденную Приказом от 16.09.2015 №234, с 14.09.2015.
• Контроль исполнения настоящего приказа возложить на административного директора Темную Л.Д.
• Утвердить и ввести в действие с 14.09.2015 Регламент по делопроизводству ООО «Луч» (прилагается; далее «Регламент»).

Приказ проходит обычную процедуру согласования, подписывается генеральным директором и регистрируется в общем порядке. С этого момента документ считается утвержденным.

Гриф оформляется так: УТВЕРЖДЕНА Приказом ООО «Альфа» от 27.08.2015 №456 Слово «утвержден» склоняется в зависимости от вида документа: регламент утвержден, инструкция утверждена, положение утверждено, правила утверждены.

Утвержденный документ одновременно является приложением к приказу, и это тоже надо отметить на нем.

Этот момент всегда вызывает много споров: на одном и том же документе нужно одновременно поставить отметку о приложении и гриф утверждения. Большинство специалистов склоняется к такому варианту: Приложение УТВЕРЖДЕНА Приказом ООО «Альфа» от 27.08.2015 №456

Утверждение документов

Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ). В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

1. грифа утверждения;

1. издания соответствующего распорядительного документа (подп.

   2.3.2.4).

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами. В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать? Утверждение документа путем издания распорядительного документа Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Например, приказом утверждается какой-либо Регламент.

В любой компании потребуется время на доведение данного приказа и, соответственно, Регламента до сведения работников, а также на ознакомление с данным Регламентом. Поэтому даты подписания приказа и утверждения и введения в действие Регламента могут отличаться, что и отражается в приказе. Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано.

Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа.

Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ. Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие. На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.

Процедура утверждения документа другим документом Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).

ПРИМЕР 1 Приказ об утверждении Регламента Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ» ПРИКАЗ 03.10. 2011 № 52 о/д Москва Об утверждении Регламента по работе с дебиторской задолженностью в ОАО «ЭВЕРЕСТ» В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.

Генеральный директор Волков Г.В. Волков После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения. Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003 3.16.

[…] При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 № 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так: УТВЕРЖДЕНО приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ» от 01.07.2011 № 52 о/д Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003 3.21.

[…] В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 № 319 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ №2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251 В нашем примере это будет выглядеть следующим образом: Приложение к приказу ОАО «ЭВЕРЕСТ» от 03.10.2011 года № 52 о/д УТВЕРЖДЕНО Приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ» от 03.10.2011 № 52 о/д Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер: Приложение № 5 к приказу ЗАО «Северный путь» от 15.07.2011 № 56 • если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например: Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 12.11.2009 № 125 В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом: Приложение УТВЕРЖДЕНО приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ» от 03.10.2011 № 52 о/д Рекомендуем использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами) Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др., т.е.

при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003 3.16.

[…] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись В.А.

Степанов Дата Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. […] Утверждаемый документ должен быть подписан.

В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

Какие документы подлежат утверждению? В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.

При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.) Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.) Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.) Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.) Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.) Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.) Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.) Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.) Расценки на производство работ Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.) Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые) Структура и штатная численность Тарифные ставки Уставы организаций Формы унифицированных документов Штатные расписания и изменения к ним Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов.

Так, большое внимание при составлении перечня документов, которые требуют утверждения, следует уделить первичным учетным документам.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Примерный перечень первичных учетных документов, которые требуют утверждения, приведен в таблице. Примерный перечень первичных учетных документов, требующих утверждения Нормативно-правовой акт Наименование документа, требующего утверждения Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

• № Т-7 «График отпусков»; • № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»

• № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»; • № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»; • № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»; • № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»; • № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»; • № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»; • № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования» Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной первичной учетной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”» № АО-1 «Авансовый отчет» Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» • № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам», • № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»; • № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»; • № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»; • № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»; • № ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»; • № ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»; • № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»; • № ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»; • № ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции»; • № ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц» Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений). Кроме того, при составлении перечня следует учитывать и вид деятельности организации, т.к.

унифицированные формы первичной учетной документации могут разрабатываться отдельно для различных направлений деятельности.

Примером могут служить постановления Госкомстата России: от 29.09.1997 № 68

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья»

и от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Кроме того, следует учитывать, что при составлении перечня документов, требующих утверждения, большое значение имеет организационно-правовая форма юридического лица, т.к. законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу утверждения тех или иных документов (как правило, в них приводится перечень таких документов), например:. Извлечение из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред.

от 28.12.2010) Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров 1. К компетенции общего собрания акционеров относятся: 1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции; […] 10) утверждение аудитора общества; […] 11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года; […] 19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества… […]. Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества 1.

[…]К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы: […] 3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров; […] 13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества… […] Извлечение из Федерального закона от 06.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 11.07.2011) Статья 32. Органы общества […] 2.1. […] Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся: […] 6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)… […].

Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества 1. К компетенции общего собрания участников общества относятся: […] 6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов; […] 12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов… […] Извлечение из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред.

от 19.07.2011) Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия 1. Собственник имущества унитарного предприятия: […] 4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции; 5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия; […] 12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение.

[…] Обратите внимание Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом утверждения (подписи) документа.

Как правило, в соответствии с учредительными документами право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент). В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы наряду с единоличным исполнительным органом.

На практике такие варианты встречаются редко. В основном право подписи и утверждения каких-либо документов (за исключением документов, связанных с трудовым правом) делегируется на основании отдельного приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать и утверждать в пределах своих полномочий. Иначе обстоит дело с первичными учетными документами.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.2006 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированные формы № ОС-1

«Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»

, № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7.

При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ.

ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

Работа секретаря с документами: Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения?

Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения?

И как они оформляются? В процедуре подготовки документов важная роль принадлежит согласованию – экспертизе подготовленного проекта документа заинтересованными лицами.

директора ВНИИДАД, на этот и другие ваши вопросы вы найдете в №9 2015 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Способы утверждения документа:

1. Должностным лицом.
2. Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

Красавин 31 декабря 2020 г. Допускается центрировать гриф утверждения относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера: УТВЕРЖДЕНОприказом ОАО «Радость»от 01.04.2014 № 01–02/75 Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например: Приложение № 3 УТВЕРЖДЕНОприказом ООО «Булочка»от 06.05.2014 № 01–01/35 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Ставится ли печать на грифе утверждаю после подписания руководителем

Внимание В случае утверждения локальных нормативных актов приказом, ставить печать на приказ не целесообразно. Подробности в материалах Системы:

• Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст.

47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0). Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции.

Ее наличие позволит организации:

1. равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
2. корректно провести аттестацию персонала и т. п.
3. доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
4. обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;

Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров.

Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять.

На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• Структура и штатная численность.
• Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
• Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
• Формы унифицированных документов.
• Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
• Расценки на производство работ.
• Тарифные ставки.
• Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
• Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
• Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
• Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).
• Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
• Штатные расписания и изменения к ним.
• Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
• Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
• Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
• Стандарты.
• Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).

Вход на сайт

Рубрика: Ответов: 5 Вы можете тему в список избранных и на уведомления по почте. « Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) »

Минск Написал 963 Репутация:

26 августа 2010, 10:05 Оценок нет Добрый день!

Подскажите, пож, ставиться ли печать на гриф утверждения на акт по уничтожению документов? Заранее спасибо. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Беларусь, Минск Написал 775 Репутация: 26 августа 2010, 10:10 Проставление печати не связано с наличием или отсутствием грифа утверждения, а определяется содержанием документов с учетом действующего законодательства. Организация с учетом норм законодательства и на основе анализа создаваемых ею документов должна самостоятельно определить, какие из них должны быть включены в перечень документов, подлежащих утверждению, и в перечень документов, на которых проставляется печать. Что касается вопроса о проставлении печати на грифе утверждения, то п.62 Инструкции по делопроизводству установлено, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

Следовательно, если документ подлежит утверждению и заверению печатью, то во всех случаях печать должна проставляться на грифе утверждения. При этом нормативные правовые акты не связывают необходимость проставления печати со способом утверждения документа: должностным лицом (гриф «УТВЕРЖДАЮ») или распорядительным документом (гриф «УТВЕРЖДЕНО»).

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

В действительности все не так, как на самом деле

[e-mail скрыт] Беларусь, Жлобин Написал 1655 Репутация: 26 августа 2010, 10:14 При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Директор института Подпись А.И.Новиков 23.06.2008 При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или документа, составленного не на бланке, в наименование должности лица, утвердившего документ, включается полное наименование организации.

Например: УТВЕРЖДАЮ Директор учреждения

«Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

Подпись А.Е.Рыбаков 25.06.2008 При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ Министра информации Республики Беларусь 25.06.2008 № 32 или УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров 28.06.2008 № 15 Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь и закрепляется в табеле и (или) инструкции по делопроизводству организации, иных локальных нормативных правовых актах.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих утверждению 1.

Акты (приема законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т.д.). Как я понимаю, печать не ставиться, если иное не предусмотрено инструкцией, разработанной в Вашей организации.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

Кто на свете всех смелее, всех прекрасней и умнее? Риторический вопрос, если дуло смотрит в нос!

Новогрудок Написал 6516 Репутация: 26 августа 2010, 10:16 Natalya писал(а):Подскажите, пож, ставиться ли печать на гриф утверждения на акт по уничтожению документов?

Свиток: ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 января 2009 г. № 4 Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь 18. Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов: наименование организации и (или) структурного подразделения – автора; дата; регистрационный индекс; подпись.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии. . 52. Реквизит «Гриф утверждения». Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

«Мнения автора могут не совпадать с его точкой зрения.»

(В.Пелевин) Минск Написал 963 Репутация: 26 августа 2010, 10:16 Спасибо.

На основании каких документов составляется перечень подлежащих проставлению печати документов?

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

[e-mail скрыт] Беларусь, Жлобин Написал 1655 Репутация: 26 августа 2010, 10:44 Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь.

Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в т.ч.

факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей. Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать, утвержден постановлением Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100. Данный перечень включает в т.ч.

документы, на которых воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено нормативными актами Республики Беларусь.

К числу таких нормативных актов относится инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, согласно требованиям которой проставление печати необходимо во всех случаях удостоверения прав, свобод и обязанностей физических и юридических лиц, при санкционировании расходования денежных средств и материальных ценностей.

В соответствии с СТБ 6.38-2004 подпись ответственного лица заверяется печатью на документах,

«связанных с расходованием денежных и материальных ценностей»

.

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 определяют, что печать ставится на договорах, трудовых книжках, дипломах, финансовых документах, уставах (положениях) организаций, доверенностях, удостоверениях и др., а также во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц. В последнем случае имеются в виду так называемые личные справки, к которым относятся справки о месте работы (учебы), о трудовом стаже, о размере заработной платы и т.п.

Конкретный перечень документов, заверяемых печатью, определяется организацией на основании действующих нормативных правовых актов. Печатью заверяются также архивные справки, выдаваемые на основании документов, хранящихся в архиве организации.

Соответствующий порядок определен в Основных правилах работы архивов центральных органов местной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5. СТБ 6.38-2004 также установлено, что печать должна проставляться на заверительных подписях на копиях документов при их пересылке в другие организации или передаче на руки.

Согласно Положению о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь печатью должны заверяться также все копии документов, оформленных на гербовом бланке, при тиражировании их средствами оперативной полиграфии (ксерокса) для рассылки.

Копии таких документов могут заверяться как гербовой печатью, так и простой печатью (например, структурного подразделения или для заверения документов). Согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, печатью в трудовой книжке заверяются раздел «Сведения о работнике» (титульный лист) и запись об увольнении работника в разделе «Сведения о работе». Перечисленные выше нормативные акты, определяющие перечень документов, на которых проставляется печать, не исчерпывающий.

Упомянутым постановлением Совета Министров РБ от 25.02.1993 № 100 министерствам и иным государственным органам, в т.ч. местным, разрешено определять для подведомственных организаций перечень документов, на которых может ставиться печать, с учетом важности содержания этих документов. Несмотря на то что перечень документов, подлежащих удостоверению печатью, достаточно велик, на практике проставление печати иногда оказывается излишним.

Например, в ряде случаев организации заверяют печатью информационные письма, письма-запросы и письма-ответы, первые экземпляры приказов и т.д. «Подпись» и «печать» — взаимоисключающие реквизиты и в большинстве случаев подписи на документе достаточно для придания ему юридической силы. Лишь в особых случаях указанные документы могут кроме подписи удостоверяться также и печатью.

Например, печатью удостоверяются гарантийные письма (связаны с расходованием денежных ценностей), ксерокопии приказов, изданных на гербовых бланках, при передаче их в подведомственные организации (требование постановления Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172) и т.д. Ответ подготовлен с использованием материала Андрея Рыбакова, директора Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук «Реквизит «Печать» Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления. Кто на свете всех смелее, всех прекрасней и умнее?

Риторический вопрос, если дуло смотрит в нос! « Первая ← Пред.1 След. → Последняя (1) » Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо в систему или .

Последнее:

1. Взыскание задолженности по плате за жилищно-коммунальные услуги в бесспорном порядке: есть изменения
2. 2 января – праздничный и нерабочий день
3. Государственный фармацевтический надзор защитит здоровье населения
4. Так чем теперь руководствоваться ТС: новой редакцией Жилищного кодекса или Указом № 538?
5. Новый размер базовой величины с 1 января 2020 г.

Есть документы с грифом утверждения. Их требуется утверждать приказом или достаточно оформить только гриф утверждения?

Например, штатное расписание, график отпусков?

Вы здесь Опубликовано 2014-01-04 02:33 пользователем HRTrud Гриф утверждения документа является его реквизитом, т.е. обязательным элементом, несущим определенные сведения.

Утверждение штатного расписания (ст. 57 ТК РФ), графика отпусков (ст. 123 ТК РФ), графика сменности (ст.

103 ТК РФ) и других локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, может производиться приказом (распоряжением) как работодателя, так и установленного должностного лица.

Порядок утверждения документа, как правило, определяет работодатель в зависимости от необходимости, а также с учетом того, что в приказе на утверждение обычно указывается порядок и сроки введения в действие документа по кругу лиц, во времени и в пространстве (ст.

11, 12, 13 ТК РФ). Правила утверждения организационно-распорядительных документов (к которым относится большинство документов работодателя) установлены в Требованиях к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003), разработанных Всероссийским научно-исследовательским институтом документирования и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России и утвержденных постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. В соответствии с п. 3.16 этих Требований окумент утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: При утверждении документа приказом следует записать: УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование и номер приказа (распоряжения). Например: УТВЕРЖДЕН приказом ООО «ЛУЧ» от 05.09.2007 № 82 Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

СПОСОБ 1: УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ

Для того чтобы документ утвердило должностное лицо, последнее должно обладать правом подписи (утверждения).

Способ применяется при утверждении должностных инструкций, положений, актов внутренних проверок, актов передачи дел – документов, не требующих дополнительных пояснений. Как правило, правом подписи и утверждения документов организации имеет единолично генеральный директор (директор, президент).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Наиболее часто перечень регламентируется отдельным приказом. В зависимости от штатной структуры организации перечень лиц, имеющих право подписи, можно утвердить с помощью приказа.

Если в организации минимальный штат работников – целесообразно предоставить право подписи конкретному сотруднику и перечислить в приказе определенные виды документов (Пример 2).

Как оформить правильно утверждение документа

Утверждение документа — это способ его удостоверения, придания документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТу Р 7.0.97-2016. Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию.

В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см.

ниже). Он закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.